Caneflow Ratgeber
Gruppenkurse verwalten – Checkliste für Hundeschulen
Gruppenkurse sind Kerngeschäft – und organisatorisch anspruchsvoll. Diese Checkliste hilft, Belegung, Warteliste und Zahlungen strukturiert abzubilden.
Warum Gruppenkurse eigene Prozesse brauchen
Einzeltermine sind oft ein Slot und eine Zahlung. Gruppenkurse verbinden Kapazität, Reihenfolge auf der Warteliste, wiederkehrende Termine und oft Mehrfachkarten – plus Kommunikation bei Absage oder Ausfall. Wer das in Excel und WhatsApp abbildet, verliert schnell den Überblick, sobald Kurse ausgebucht sind oder kurzfristig Plätze frei werden. Strategisch tiefer: Gruppenkurse als Hauptgeschäft.
Checkliste vor Kursstart
- Maximale Teilnehmerzahl und Mindestbelegung definiert?
- Preis, Dauer und Wiederholung (Blockkurs vs. Dauerkurs) festgelegt?
- Online-Buchung oder manuelle Anmeldung – ein klarer Kanal?
- Stornofrist für Gruppenplätze kommuniziert?
- Warteliste aktiv, wenn Kurs voll ist?
- Zahlung bei Buchung oder Rechnung – Prozess geklärt?
In Caneflow gehören Kapazität, Regeln und Warteliste ins System – nicht nur in eine Willkommensmail.
Checkliste im laufenden Betrieb
- Freie Plätze nach Absage automatisch nachvergeben (Warteliste)?
- Trainer sehen Teilnehmerliste vor dem Termin?
- Mehrfachkarten oder 10er-Karten für Stammkunden abbildbar?
- Kommunikation bei Ausfall oder Verschiebung zentral (nicht nur WhatsApp)?
- Rechnungen und Zahlungsstatus nachvollziehbar?
Technische Umsetzung: Gruppenkurse & Warteliste, Online-Zahlungen, Mehrfachkarten.
Warteliste und Nachvergabe
Ein voller Kurs ohne Warteliste bedeutet Absagen auf dem Stapel und manuelles Nachtelefonieren. Mit aktiver Warteliste werden Interessentinnen in Reihenfolge geführt; bei kurzfristiger Absage kann die nächste Person benachrichtigt werden und den Platz buchen. So bleibt die Belegung hoch, ohne dass die Inhaberin jeden Slot per Hand nachbesetzt. Gruppen, Warteliste und Mehrfachkarten sind in Caneflow ab Paket Advanced (149 EUR/Monat) verfügbar – Basic (99 EUR) deckt die Kernbuchung ohne diese Gruppenfunktionen ab.
Mehrfachkarten und Stammkunden
Viele Hundeschulen verkaufen 5er- oder 10er-Karten für Gruppen. Ohne System entstehen Restguthaben in Listen und Diskussionen über „noch zwei Einheiten“. Ab Advanced lassen sich Mehrfachkarten abbilden; Zahlungsstatus und verbleibende Einheiten bleiben nachvollziehbar. Optional macht Vorauszahlung (Online-Zahlung verpflichtend im Stripe-Checkout) Buchungen verbindlicher – ohne Ausfallversicherung und ohne Prozent-Teilanzahlung als eigenes Produkt.
Praxisbeispiel: Ausgebuchter Welpenkurs
Ein Welpenkurs mit 6 Plätzen ist voll. Statt Absagen auf dem Stapel führt die Warteliste Interessentinnen in Reihenfolge – bei kurzfristiger Absage erhält die nächste Person eine Benachrichtigung und kann buchen. So bleibt der Kurs voll, ohne dass die Inhaberin manuell anruft. Details zum Feature-Set: Gruppenkurse und Warteliste.
Praxisbeispiel: Social-Walk-Serie
Wiederkehrende Termine mit fester Kapazität: Kundinnen buchen einzelne Termine oder nutzen Mehrfachkarten. Trainer sehen pro Termin, wer kommt – und wer noch zahlen muss, wenn Checkout nicht bei jeder Einheit lief. Für Schulen, deren Umsatz stark über Gruppen läuft, lohnt der Blick auf Gruppenkurse als Hauptgeschäft und den Paketvergleich (Advanced vs. Professional).
Paket Advanced und nächste Schritte
Advanced (149 EUR/Monat) ist der typische Einstieg, sobald Gruppen, Warteliste und Mehrfachkarten Kerngeschäft sind. Professional (199 EUR) ergänzt Team-Admin, Lexware, Storno-Guthaben und Online-Video/Jitsi – wenn Sie mit mehreren Trainerinnen oder hybrid arbeiten. Caneflow hostet bei Hetzner in Deutschland (DSGVO, AV-Vertrag); siehe Fakten.
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Gruppenkurse als Hauptgeschäft · Kennenlerntermin einrichten · No-Shows in der Hundeschule
Weiterführende Quellen
Häufige Fragen zu diesem Thema
Was gehört auf eine Gruppenkurs-Checkliste vor Kursstart?
Maximale Teilnehmerzahl, Preis und Dauer, Buchungskanal, Stornofrist, aktive Warteliste bei vollem Kurs und geklärter Zahlungsprozess bei Buchung oder Rechnung.
Wie funktioniert eine Warteliste bei ausgebuchten Kursen?
Interessentinnen werden in Reihenfolge geführt. Bei Absage kann die nächste Person automatisch benachrichtigt werden und den freien Platz buchen – ohne manuelles Nachtelefonieren.
Wie unterstützt Software Gruppenkurse im Alltag?
Durch Kapazitätslimits, Wartelisten, Teilnehmerlisten pro Termin, Mehrfachkarten und nachvollziehbare Zahlungsstatus – in Caneflow ab Paket Advanced – statt Excel und WhatsApp-Ketten.
Wie übernehme ich Restguthaben von Mehrfachkarten beim Umstieg?
Administratoren schreiben im Kundenverzeichnis pro Kundin das verbleibende Gruppenkurs-Guthaben manuell gut – mit Bestätigungsdialog. Details im Ratgeber zum Umstieg von Excel und WhatsApp.
Kurzfassung dieser Seite
Gruppenkurse verwalten: Checkliste für Kapazität, Warteliste, Kommunikation und Zahlungen in Hundeschulen – mit Software-Unterstützung. Quelle: caneflow.de/ratgeber/gruppenkurse-verwalten-checkliste/